L’e-administration, utilitaire et polyvalente

Dans le cadre de la démarche actuelle de modernisation des services publics entreprise par le gouvernement, l’informatisation est devenue une priorité : le papier et les déplacements intempestifs tendent à ne plus être en phase avec le temps, et on leur préférera l’e-administration, c’est-à-dire une gestion informatique des démarches administratives.
Aujourd’hui, 68% des français utilisent Internet et 89% des internautes ont déjà effectué des démarches en ligne (source: baromètre national sur l’intérêt et la confiance des Français pour les services et les outils numériques, mars 2010, Idate) : les citoyens sont donc de plus en plus concernés par la dématérialisation. Il émane donc du marché une forte demande pour effectuer des démarches en ligne : c’est ce pourquoi, nous, YPOK, Éditeurs de Solutions Libres spécialisé dans les collectivités locales et les administrations publiques.  nous chargeons de faire la transition entre la gestion administrative physique (présence physique, papiers) et la dématérialisation.

Ces nouvelles plateformes de dématérialisation des services  appelées logiciels de GRC (Gestion Relation Citoyen) permettent aux collectivités d’accéder à ces nouvelles pratiques.

La solution YGRC propulsée par YPOK consiste en l’optimisation du traitement des demandes des citoyens vers les services de la mairie, et permet aussi aux mairies de mieux communiquer avec leurs citoyens. Il peut s’agir de communications liées à :

  • L’état civil (demandes d’actes d’état civil, préinscription sur les listes électorales, …)
  • La famille (inscriptions, paiement en ligne, prestations, …)
  • La police municipale (autorisations, déclarations)
  • La vie scolaire (inscription à l’école, au restaurant scolaire, …)
  • Les loisirs, le sport, la jeunesse, la culture (inscription à une activité sportive, centre de loisirs, réservation de places de spectacle, abonnement bibliothèque, …)
  • L’urbanisme et la voirie (autorisation d’urbanisme, stationnement résidentiel, …)
  • Autres services

Le choix des services disponibles se fait en fonction des politiques de dématérialisation des mairies.
Selon la nature des services rendus, la dématérialisation présente des avantages notables :

  • Les papiers administratifs sont conservés dans une base de données mutualisée, envoyés par e-mail et par courrier : ainsi, ils sont disponibles à tout moment pour l’ensemble des agents de la collectivité. Les données  justifiées n’auront alors plus besoin d’être fournies à chaque nouvelle démarche.
  • Les citoyens disposent de toutes les informations concernant les pièces nécessaires à leurs démarches directement depuis le portail YGRC de leur mairie.
  • De nombreux déplacements et une sollicitation excessive des agents sont évités : les démarches peuvent s’effectuer depuis le domicile des citoyens, par scan si besoin, et ce 24h/24, 7j/7 .
  • La base de données est alimentée : le citoyen s’occupe de la saisie de ses informations. Les agents sont sollicités pour des démarches plus complexes.
  • Les paiements peuvent s’effectuer en ligne, qu’il s’agisse de l’achat de places à la piscine  ou du paiement de la cantine des enfants.

Le gain de temps est donc considérable, puisque les tâches les plus simples sont gérées par la plateforme.

L’ergonomie du système séduit et le phénomène s’étend. L’Etat, mais aussi certaines administrations à plus bas niveau de responsabilité (locales, régionales) se sont déjà laissés tentés.  En effet, les diverses demandes des citoyens s’effectuent davantage dans la localité, ce pourquoi l’e-administration  s’avère utile même dans les villes à faible population, que ce soit pour les utilitaires des plateformes ou pour les usagers.

La dynamique d’YPOK s’articule au travers de facteurs clés qui veillent au succès de la mis en place du système.
Selon le nombre d’habitants de la ville ayant opté pour la solution YGRC et selon la complexité du dossier, le temps de mise en place variera ; quoi qu’il en soit, YPOK assure un audit, un accompagnement et une formation lors de l’installation des logiciels YGRC.

 

Aussi, la plateforme YGRC, polyvalente, cible mieux les collectivités visées : il évite aux agents de jongler entre l’informatique et le papier, entre plusieurs logiciels selon les services,  ou encore entre les demandes émises depuis différents canaux de communication.
En effet, la solution YGRC comprend un guichet unique, c’est-à-dire un système multicanal qui regroupe toutes  les demandes des citoyens en une unique base de données, qu’elles soient entreprises par le biais d’e-mails, du téléphone ou du courrier.
Seules certaines démarches précises nécessiteront une présence physique (prendre les empruntes pour le passeport, par exemple).